ザ・グラフ（GRT）の保管はこうする！安全管理完全ガイド

ザ・グラフ（GRT）は、企業活動において極めて重要な役割を担う記録媒体です。その重要性ゆえに、適切な保管管理は事業継続計画（BCP）の一環として不可欠であり、情報漏洩やデータ消失のリスクを最小限に抑える必要があります。本ガイドでは、GRTの保管に関する法的要件、物理的・論理的な保管方法、そして緊急時における復旧手順について、詳細に解説します。

1. GRTとは何か？

GRT（Graph Recording Tape）は、主に金融機関や交通機関などで、取引履歴や運行状況などを記録するために使用される磁気テープです。その記録密度が高く、長期保存に適しているため、重要なデータのバックアップや監査証跡の保持に利用されます。近年、デジタル化が進む中でGRTの利用頻度は減少傾向にありますが、依然として多くの企業で重要な情報資産として扱われています。

2. GRT保管に関する法的要件

GRTの保管に関しては、業種や記録内容によって様々な法的要件が存在します。例えば、金融商品取引法では、金融商品の取引記録を一定期間保存することが義務付けられています。また、個人情報保護法では、個人情報を含むGRTの取り扱いには厳格なルールが定められています。これらの法的要件を遵守するためには、GRTの保管期間、保管場所、アクセス権限などを明確に定める必要があります。関連法規の最新情報を常に把握し、適切な対応を行うことが重要です。

2.1 金融商品取引法

金融商品取引法に基づき、金融商品の取引記録は原則として5年間保存する必要があります。この期間は、取引の種類や記録媒体によって異なる場合があります。GRTに記録された取引記録は、改ざん防止措置を講じた上で、安全に保管する必要があります。

2.2 個人情報保護法

個人情報を含むGRTの取り扱いには、個人情報保護法が適用されます。個人情報の取得、利用、提供、保管など、全ての段階において、適切な措置を講じる必要があります。特に、GRTの廃棄時には、個人情報が完全に消去されるように注意する必要があります。

3. GRTの物理的な保管方法

GRTの物理的な保管場所は、温度、湿度、粉塵、磁気の影響を受けにくい環境である必要があります。具体的には、以下の点に注意する必要があります。

• 温度管理: GRTの推奨保管温度は18℃～22℃です。高温多湿な環境は、GRTの劣化を促進する可能性があります。
• 湿度管理: GRTの推奨保管湿度は40%～60%です。湿度が高すぎると、カビの発生や磁気記録の劣化につながる可能性があります。
• 粉塵対策: GRTは、粉塵の影響を受けやすい媒体です。保管場所は、定期的に清掃し、粉塵の侵入を防ぐ必要があります。
• 磁気対策: GRTは、磁気の影響を受けやすい媒体です。保管場所には、磁気を発生する機器（モーター、変圧器など）を置かないように注意する必要があります。
• 耐火・耐水対策: 万が一の災害に備え、GRTの保管場所は、耐火・耐水構造であることが望ましいです。
• セキュリティ対策: GRTの保管場所は、許可された者以外の立ち入りを制限する必要があります。

GRTの保管ケースは、衝撃や振動からGRTを保護する機能を持つものを選びましょう。また、GRTのラベルには、記録内容、記録日、保管期間などを明記し、容易に識別できるようにしておくことが重要です。

4. GRTの論理的な保管方法

GRTに記録されたデータの論理的な保管も重要です。GRTのインデックスを作成し、記録内容を容易に検索できるようにする必要があります。また、GRTのバックアップを作成し、データ消失のリスクを軽減する必要があります。

• インデックス作成: GRTのインデックスには、記録内容、記録日、GRTの識別番号などを記載します。インデックスは、紙媒体だけでなく、電子媒体でも作成し、容易に検索できるようにしておくことが重要です。
• バックアップ作成: GRTのバックアップは、定期的に作成し、別の場所に保管する必要があります。バックアップ媒体は、GRTとは異なる種類の媒体（ハードディスク、SSD、クラウドストレージなど）を使用することが望ましいです。
• アクセス権限管理: GRTに記録されたデータへのアクセス権限は、必要最小限の者に制限する必要があります。アクセスログを記録し、不正アクセスを監視することも重要です。
• 暗号化: 個人情報や機密情報を含むGRTのデータは、暗号化して保管することが望ましいです。

5. 緊急時におけるGRTの復旧手順

万が一、災害やシステム障害が発生した場合、GRTからデータを復旧する必要があります。そのためには、事前に復旧手順を策定し、定期的に訓練を実施しておくことが重要です。

• 復旧手順の策定: 復旧手順には、GRTの場所、GRTの読み取り機器、データの復旧方法などを明記します。
• 訓練の実施: 定期的に復旧訓練を実施し、復旧手順の有効性を確認します。
• 代替機器の準備: GRTの読み取り機器が故障した場合に備え、代替機器を準備しておく必要があります。
• データ復旧業者との連携: データ復旧業者と事前に契約を結び、緊急時に迅速にデータ復旧を依頼できるようにしておくことが望ましいです。

6. GRTの廃棄方法

GRTの保管期間が終了した場合、GRTを廃棄する必要があります。GRTの廃棄には、専門業者に委託することが望ましいです。専門業者は、GRTに記録されたデータを完全に消去し、環境に配慮した方法でGRTを処理します。

• データ消去: GRTに記録されたデータを完全に消去する必要があります。物理的にGRTを破壊する方法や、専用の消去ツールを使用する方法があります。
• 環境配慮: GRTは、環境に有害な物質を含む場合があります。廃棄時には、環境に配慮した方法で処理する必要があります。
• 廃棄証明書: 廃棄業者から廃棄証明書を取得し、GRTが適切に廃棄されたことを確認します。

7. GRT保管管理体制の構築

GRTの保管管理体制を構築するためには、以下の点を考慮する必要があります。

• 責任者の明確化: GRTの保管管理責任者を明確にし、責任と権限を与えます。
• 規程の整備: GRTの保管管理に関する規程を整備し、従業員に周知します。
• 教育・訓練: 従業員に対して、GRTの保管管理に関する教育・訓練を実施します。
• 定期的な監査: GRTの保管管理体制を定期的に監査し、改善点を見つけます。

まとめ

GRTの保管管理は、企業活動における重要なリスク管理の一環です。本ガイドで解説した法的要件、物理的・論理的な保管方法、そして緊急時における復旧手順を参考に、自社に最適なGRT保管管理体制を構築してください。適切なGRT保管管理は、情報漏洩やデータ消失のリスクを軽減し、事業継続性を高めることに貢献します。常に最新の情報を収集し、継続的な改善を行うことが重要です。