スイ（SUI）導入で業務改善に成功した事例

はじめに

企業活動において、業務効率化は競争力強化の重要な要素です。特に、情報システム基盤の老朽化や業務プロセスの複雑化は、業務効率を阻害する大きな要因となります。本稿では、ある企業におけるスイ（SUI：System Understanding and Integration）導入による業務改善事例を紹介します。スイは、既存システムを理解し、連携を促進することで、業務効率化、コスト削減、そして新たな価値創造を実現するアプローチです。本事例を通して、スイ導入の有効性と具体的な効果について解説します。

背景

事例企業は、長年にわたり事業拡大を続けてきた製造業です。しかし、その過程で、複数の部門がそれぞれ異なるシステムを導入し、部門間の連携が十分でない状況が生じていました。具体的には、以下のような課題を抱えていました。

• 情報サイロ化: 各部門が持つ情報が共有されず、部門間の連携がスムーズに進まない。
• 重複作業: 同じ情報を複数のシステムに入力する必要があり、作業効率が低下。
• データ不整合: 各システムでデータの定義や形式が異なり、データの一貫性が保たれない。
• システム連携の困難さ: 既存システム間の連携が難しく、新たなシステム導入の際のコストと時間がかかる。
• 意思決定の遅延: 必要な情報にアクセスするのに時間がかかり、迅速な意思決定が困難。

これらの課題は、業務効率の低下だけでなく、顧客満足度の低下や競争力の低下にもつながる可能性がありました。そのため、事例企業は、これらの課題を解決するために、情報システム基盤の見直しと業務プロセスの改善を検討し、スイ導入を決定しました。

スイ導入の目的と範囲

スイ導入の目的は、上記の課題を解決し、以下の目標を達成することでした。

• 情報の一元管理: 全ての部門が共有できる情報基盤を構築し、情報サイロ化を解消する。
• 業務プロセスの標準化: 部門間の業務プロセスを標準化し、重複作業を削減する。
• データの一貫性確保: データ定義と形式を統一し、データの一貫性を確保する。
• システム連携の容易化: 既存システム間の連携を容易にし、新たなシステム導入のコストと時間を削減する。
• 迅速な意思決定支援: 必要な情報に迅速にアクセスできるようにし、迅速な意思決定を支援する。

スイ導入の範囲は、主に以下の部門とシステムに限定しました。

• 営業部門: 顧客管理システム（CRM）、営業支援システム（SFA）
• 製造部門: 生産管理システム、品質管理システム
• 物流部門: 倉庫管理システム、輸送管理システム
• 経理部門: 会計システム、財務システム

これらの部門とシステムを対象に、スイ導入プロジェクトが開始されました。

スイ導入のプロセス

スイ導入プロジェクトは、以下の段階を経て実施されました。

1. 現状分析

まず、各部門の業務プロセスとシステム構成を詳細に分析しました。具体的には、業務フローの可視化、システム間のデータ連携状況の把握、データ定義の差異の特定などを行いました。この分析結果に基づいて、改善すべき点とスイ導入の優先順位を明確にしました。

2. システム理解

次に、既存システムの内部構造を理解するための調査を行いました。具体的には、システムのドキュメントの収集、システム担当者へのヒアリング、システムのログ分析などを行いました。この調査結果に基づいて、システムの機能、データ構造、連携インターフェースなどを把握しました。

3. データモデリング

現状分析とシステム理解の結果に基づいて、データモデリングを行いました。データモデリングとは、企業が持つデータを体系的に整理し、データ間の関係性を明確に定義する作業です。この作業を通じて、データ定義の統一化とデータの一貫性確保を目指しました。

4. システム連携設計

データモデリングの結果に基づいて、システム連携設計を行いました。システム連携設計とは、各システム間のデータ連携方法を具体的に設計する作業です。この作業を通じて、データ連携の効率化とデータ整合性の確保を目指しました。

5. システム開発・テスト

システム連携設計に基づいて、システム開発とテストを行いました。システム開発では、データ連携に必要なプログラムやインターフェースを開発しました。テストでは、開発したプログラムやインターフェースが正しく動作するかどうかを確認しました。

6. システム導入・運用

システム開発・テストが完了した後、システム導入と運用を開始しました。システム導入では、既存システムにスイ導入のためのプログラムやインターフェースを組み込みました。運用では、システムの安定稼働を維持し、必要に応じてシステムの改善を行いました。

スイ導入の効果

スイ導入の結果、事例企業は以下の効果を達成することができました。

• 業務効率の向上: 部門間の情報共有がスムーズになり、重複作業が削減されたため、業務効率が大幅に向上しました。具体的には、営業部門における顧客情報の入力作業時間が20%削減され、製造部門における生産計画の作成時間が15%削減されました。
• コスト削減: システム連携が容易になり、新たなシステム導入のコストと時間が削減されました。具体的には、新たなシステム導入にかかるコストが30%削減され、導入期間が25%短縮されました。
• データ品質の向上: データ定義と形式が統一され、データの一貫性が確保されたため、データ品質が向上しました。具体的には、データエラーの発生件数が50%削減され、データ分析の精度が向上しました。
• 意思決定の迅速化: 必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、迅速な意思決定が可能になりました。具体的には、経営会議における意思決定時間が10%短縮され、市場の変化に迅速に対応できるようになりました。
• 顧客満足度の向上: 業務効率の向上とデータ品質の向上により、顧客対応の質が向上し、顧客満足度が向上しました。具体的には、顧客からの問い合わせ対応時間が15%短縮され、顧客からのクレーム件数が20%削減されました。

これらの効果は、事例企業の収益向上に大きく貢献しました。

課題と今後の展望

スイ導入プロジェクトは成功を収めましたが、いくつかの課題も明らかになりました。

• 組織文化の変革: 部門間の連携を強化するためには、組織文化の変革が必要です。部門間の壁を取り払い、情報共有を促進するための取り組みを継続的に行う必要があります。
• データガバナンスの強化: データ品質を維持するためには、データガバナンスを強化する必要があります。データの定義、管理、利用に関するルールを明確にし、それを遵守するための体制を構築する必要があります。
• 継続的なシステム改善: システム環境は常に変化するため、継続的なシステム改善が必要です。新たな技術やビジネスニーズに対応するために、システムの機能や性能を定期的に見直し、改善する必要があります。

今後の展望としては、スイ導入の範囲を拡大し、より多くの部門とシステムを連携させることを検討しています。また、AIや機械学習などの最新技術を活用し、業務プロセスの自動化や高度化を目指します。さらに、スイ導入で得られた知見を、グループ企業全体に共有し、グループ全体の業務効率化を推進します。

まとめ

本稿では、ある製造業におけるスイ導入による業務改善事例を紹介しました。スイ導入により、事例企業は業務効率の向上、コスト削減、データ品質の向上、意思決定の迅速化、顧客満足度の向上といった効果を達成することができました。スイ導入は、企業が抱える様々な課題を解決し、競争力を強化するための有効な手段と言えるでしょう。今後、より多くの企業がスイ導入を検討し、その効果を実感することを期待します。